सेवा पुस्तक (सर्विस बुक) विषयक संपूर्ण माहिती
सर्वसाधारण माहिती :-
1.महत्त्वाचे :-
- महाराष्ट्र नागरी सेवा (सेवेच्या सर्वसाधारण शर्ती) नियम 1981 मधील नियम 36 परिशिष्ट-4 नुसार सेवा पुस्तकाचा नमुना विहित करण्यात आला आहे.
- मुंबई वित्तीय नियम-1959 नियम-52 परिशिष्ट-17 अन्वये सेवापुस्तक हे अभिलेख जतनाचा ‘अ ‘वर्गात मोडते याचाच अर्थ ते प्रदिर्घ कालावधीपर्यंत जतन करुन ठेवणे आवश्यक असल्याने ते सुस्थितीत ठेवण्याची सुरुवातीपासूनच दक्षता घेणे आवश्यक आहे.
- सेवा पुस्तक हे त्या कर्मचाऱ्यांचा सेवेचा अत्यंत महत्त्वाचा अभिलेख आहे.सेवापुस्तक अपूर्ण असेल/नसेल /काही आक्षेप असतील तर कर्मचाऱ्यास/अधिकाऱ्यास निवृत्तीनंतरचे देय लाभ मिळण्यास अडचणी येतात.
- स्वतःचे मूळ व दुय्यम सेवा पुस्तक प्रत्येकी सहा ते सात पुस्तकांचे एकत्रित बायंडिंग करून तयार करून घ्यावे व त्याला पहिल्या पानापासून ते शेवटच्या पानापर्यंत पृष्ठ क्रमांक देण्यात यावेत.
- प्रत्येकाने आपले मूळ/दुय्यम सेवा पुस्तक अद्ययावत/सुस्थितीत आहे व त्यात सर्व आवश्यक नोंदी घेतल्या असल्याची काळजी घेणे अत्यंत आवश्यक आहे.
- अधिकारी/कर्मचारी यांची बदली झाल्यानंतर त्यांचे मूळ सेवापुस्तक त्यांच्या ताब्यात देऊ नये.सदरचे सेवापुस्तक एका कार्यालयाकडून दुसऱ्या कार्यालयाकडे विहित मार्गानेच पाठवावे.(सार्वजनिक बांधकाम विभाग परिपत्रक दि.30/01/2019)
- निवृत्तिवेतनाची प्रकरणे महालेखापाल कार्यालयाकडे पपाठविण्यात येणाऱ्या अर्जात निवृत्त कर्मचाऱ्याचे नाव, सेवा पुस्तकातील पहिल्या पानावरील नोंदीप्रमाणेच असण्याची दक्षता घेण्यात यावी. (वित्त विभाग परिपत्रक दि.10/01/2014)
2. सेवा पुस्तकाचे उपविभाग :-
सेवा पुस्तक हे प्रामुख्याने पाच उपविभागात विभागले आहे.
- पहिले पान
- नियुक्ती तपशील
- रजेचा हिशोब
- अर्हताकारी सेवेशी प्रत्यक्षपणे संबंधित असलेल्या घटनांचा तपशील
- सेवा पडताळणी
3. सेवा पुस्तकातील महत्वाच्या नोंदी :-
3.1 पहिल्या पानावरील नोंदी :-
- जन्मतारखेची नोंद :- जन्मतारखेची नोंद घेताना तिची कशाच्या आधारे पडताळणी केली त्याचा उल्लेख करावा जन्मतारीख आणखी व अक्षरी लिहून कार्यालय प्रमुखाने स्वाक्षरी करावी.
- धर्म व जात लिहतांना आपली मूळ जात लिहावी तसेच आपण ज्या प्रवर्गातून सेवेस लागलो त्याचाही कंसात उल्लेख करावा.
- सेवेत प्रवेश करताना असलेल्या शैक्षणिक अर्हता त्याच्या नोंदी सेवापुस्तकात घेऊन त्यात वाढ झाल्यास त्या प्रमाणपत्राच्या उल्लेखासह ती नोंद साक्षांकित करावी.
- वडिलांचे नाव व मूळ राहण्याचे ठिकाण.
- वैद्यकीय प्रमाणपत्राची नोंद
3.2 प्रथम नियुक्तीच्या नंतरच्या नोंदी :-
- प्रथम नियुक्ती आदेश
- प्रथम रुजू दिनांक
- प्रथम नियुक्तीस स्थायी/अस्थायी याबाबतची नोंद व नियुक्तीचा प्रवर्ग.
- ज्या पदावर नियुक्ती झाली आहे ते पदनाम व वेतनश्रेणी
- स्वग्राम घोषणापत्राची नोंद
- गट विमा योजना सदस्य नोंद व कपात केलेली रक्कम
- अपघात विमा योजना सदस्य नोंद विमा कपात रक्कम
- मराठी भाषा परीक्षा उत्तीर्ण/सूट आदेश नोंद
- हिंदी भाषा परीक्षा उत्तीर्ण/सूट आदेश नोंद
- संगणक अर्हता परीक्षा उत्तीर्ण झाल्याची/सूट नोंद
- चारित्र्य पडताळणी नोंद (विभाग प्रमुखांच्या सहमतीने)
- स्थायित्व प्रमाणपत्राची नोंद
- जात पडताळणी बाबतची नोंद
- टंकलेखन परीक्षा उत्तीर्ण झाल्याची नोंद
- भविष्य निर्वाह निधी खाते क्रमांक नोंद
- डीसीपीएस /NPS खाते क्रमांक नोंद
- विभागीय परीक्षा उत्तीर्ण अथवा सुटीची नोंद
- परिविक्षाधीन कालावधी समाप्त करून नियुक्ती नियमित केलेल्या आदेशाची नोंद
- छोटे कुटुंब प्रमाणपत्र
- अपंगांसाठी राखीव पदावर नियुक्ती झाल्यास अपंगत्वाबाबतची विहित वैधता प्रमाणपत्र
- निष्ठेचे शपथपत्र कर्मचाऱ्याकडून घेऊन ते साक्षांकित करून सेवा अभिलेख्यात/सेवापुस्तकात चिटकावे (शासन परिपत्रक सामान्य प्रशासन विभाग दिनांक 11/09/2014 व दि.06/10/2015)
3.3 नियमित बाबी/घटना :-
- वार्षिक वेतनवाढ
- वार्षिक वेतनवाढ मंजुरीनंतर रकाना क्रमांक 8 मध्ये कर्मचाऱ्यांची स्वाक्षरी घ्यावी.
- बदली झाली असल्यास बदली आदेश, कार्यमुक्तीचे आदेश, नवीन पदावर रुजू झाल्याचा दिनांक इत्यादी तपशीलाची नोंद जेथे पदग्रहण अवधी अनुज्ञेय असेल तेथे पदग्रहण अवधीची नोंद
- पदोन्नती/पदावन्नत च्या आदेशाची नोंद
- पदोन्नती/पदावन्नत त्या पदावर रुजू दिनांकाची नोंद
- पदोन्नती/पदावन्नत पदाच्या वर्गाच्या वेतनश्रेणी व वेतन निश्चितीच्या आदेशाची नोंद
- वेतन निश्चितीसाठी विकल्प दिला असल्यास त्याची नोंद
- पदोन्नती/वेतनआयोग/कालबद्ध पदोन्नतीमुळे/ एकस्तर पदस्थापनामुळे वेतन निश्चिती केल्याची नोंद
- ज्या वेळेस वेतनश्रेणीत बदल झाला असेल त्या वेळेसची वेतन आयोगानुसार वेतन पडताळणी पथकाकडून करण्यात आलेल्या प्रमाणपत्राची नोंद
- मनासे (वे सु) नियम-1978 नुसार वेतन पडताळणी पथकाकडून वेतन निश्चिती पडताळणी झालेली नसल्यास शासन परिपत्रक वित्त विभाग दिनांक 20 ऑगस्ट 1986 नुसार कार्यालय प्रमुखाने नोंदविलेल्या प्रमाणपत्राची नोंद
- ज्या वेतनश्रेणीत दक्षता रोध येत असेल तो दक्षता रोध पार करण्यास मंजुरी दिलेल्या आदेशाची नोंद
- एखाद्या पदावरील नियुक्ती तदर्थ/तात्पुरती स्वरूपाची असल्यास त्या आदेशाची नोंद व ती नियुक्ती नियमित केली असल्यास त्याची नोंद
- अनिवार्य प्रशिक्षण/सेवांतर्गत प्रशिक्षणाची नोंद/पायाभूत प्रशिक्षण/विदेश प्रशिक्षणासाठी पाठविले असल्यास त्याची नोंद
- ज्या पदावर काम करीत असेल ते पद कोणत्या प्रवर्गातील/गटातील आहे त्याची नोंद
- वार्षिक सेवा पडताळणी नोंद
- गट विमा योजना वर्गणी बदल झाल्यास त्याची दिनांक निहाय व थकीत रक्कम वसुलीची नोंद
- वेतन आयोगाच्या फरकाच्या रकमा रोखीने,भविष्य निर्वाह निधी(GPF) मध्ये जमा तपशील, प्रमाणक क्रमांक व दिनांक (प्रत्येक हफ्त्यानुसार)
3.4 विशिष्ट बाबी/घटना :-
- सेवेतून कमी केले असल्यास त्या आदेशाची नोंद
- पुनर्नियुक्ती केली असल्यास त्या आदेशाची नोंद
- दोन नियुक्तींमध्ये खंड असल्यास खंडाची नोंद
- दोन नियुक्तींमध्ये खंड क्षमापित केला असल्यास त्याची नोंद
- सेवा कालावधीतील निलंबन, निलंबन कालावधी नियमित केला असल्यास त्याची नोंद
- सेवेतील झालेली शिक्षा
- संपात सहभाग घेणे
- राजीनामा देणे/परत येणे
- अनधिकृत गैरहजेरी
- पुरस्कार/गौरव/तदनुषंगिक अनुज्ञेय लाभाच्या नोंदी
- आगाऊ मंजूर केलेल्या आदेशाची नोंद व त्यानुसार केलेली वेतन निश्चिती किंवा रोख रकमा मंजूर केल्याची नोंद
- सक्तीचा परिविक्षाधीन कालावधी नियमित केला असल्यास त्याची नोंद
- वेतन समानीकरणाची नोंद
- मानीव दिनांक देण्यात आला असल्यास त्याची नोंद
- नावात बदल झाला असल्यास सप्रमाण नोंद
- जनगणना रजेचे नोंद
- सुट्टीच्या कालावधीतील प्रशिक्षण नोंद
3.5 स्वीयेत्तर सेवेतील नोंदी :-
- स्वीयेत्तर सेवेतील नियुक्ती आदेशाची नोंद कालावधीसह
- स्वीयेत्तर सेवेतून मूळ विभागात पत्त्यावर्तन आदेशाची नोंद
- स्वीयेत्तर सेवेत रजा वेतन/निवृत्ती वेतन अंशदानाच्या भरणा केलेल्या रकमा
- स्वीयेत्तर सेवेतील महालेखापाल कार्यालयकडून प्राप्त NO DUES प्रमाणपत्राची नोंद
- प्रतिनियुक्ती कालावधीतील गट विमा योजना,रजा लेखा नोंदी
3.6 रजा व तत्सम नोंदी :-
- शासन निर्णय वित्त विभाग दि.09/11/1990 नुसार आगाऊ जमा करावयाच्या रजा नोंदी.
- कर्मचाऱ्यांनी वेळोवेळी उपभोगलेल्या व मंजूर केलेल्या रजा नोंदी, रजा मंजूर आदेश ,रजा लेखा नोंदीसह
- स्वग्राम, महाराष्ट्र दर्शन रजा सवलत घेतल्याची नोंद
- बालसंगोपन रजेचा स्वतंत्र रजा लेखा ठेवणे आवश्यक आहे (शासन निर्णय वि.वि. दि.23/07/2018 व 15/12/2018)
3.7 विविध नामनिर्देशन :-
- गट विमा योजना नामनिर्देशन नोंद
- भविष्य निर्वाह निधी नामनिर्देशन नोंद
- निवृत्तीवेतन नामनिर्देशन नोंद
- मृत्यू व सेवा उपदान नामनिर्देशन नोंद
- डीसीपीएस/एनपीएस नामनिर्देशन नोंद
- अपघात विमा योजना नामनिर्देशन
- कुटुंब प्रमाणपत्र नोंद
3.8 विविध अग्रिमे नोंदी :-
- शासकीय कर्मचारी/अधिकारी यांना मंजूर करण्यात येणाऱ्या अग्रिमाच्या नोंदी (शासन निर्णय वित्त विभाग दि.05/09/2000)
- अग्रीमाचा मंजुरी आदेश क्रमांक व दिनांक
- हयात अपत्यांची संख्या
- मंजूर अग्रिमाची एकूण रक्कम रुपये व प्रदान करावयाच्या हफ्त्यांची संख्या
- प्रदान करावयाचा हप्ता क्रमांक
- हप्त्याची रक्कम रुपये
- प्रमाणक क्रमांक व दिनांक रुपये
- परतफेडीच्या / हफ्त्यांची संख्या
- दरमहाच्या समान हफ्त्यांची रक्कम रुपये
- परतफेड ज्या महिन्याच्या वेतनातून सुरू होणार आहे तो महिना
- मदतपूर्व जादा परत परतफेडीच्या रकमेची नोंद
- रक्कम रुपये
- चलन क्रमांक व दिनांक
- सहकार विभागाकडून लेखाशिर्ष 6216 गृहनिर्माणासाठी कर्ज मंजूर झालेल्या व वितरित केलेल्या घरबांधणी कर्जाच्या प्रत्येक हफ्त्यांची नोंद (शासन परिपत्रक सहकार,पणन व वस्त्रोद्योग विभाग दिनांक 25/08/2011)
- घरबांधणी अग्रिम व्याज वसूल झाल्यानंतर प्राप्त NO DUES प्रमाणपत्रांची नोंद
- घरबांधणी अग्रिमवरील Accured Interest चा फायदा घेतला असल्याची नोंद (शासन निर्णय वित्त विभाग दि.03/07/2002)
3.9 सेवानिवृत्तीनंतरच्या नोंदी :-
- सेवानिवृत्त/शासकीय सेवेतून कार्यमुक्त केल्याची नोंद
- महालेखापाल कार्यालयाकडून मंजूर अंतिम सेवानिवृत्तीवेतन, डीसीआरजी निवृत्ती वेतनाचे अंशराशिकरणाची नोंद
- रजा रोखीकरण, रक्कम व प्रमाणक क्रमांक व दिनांक नोंद
- GPF अंतिम प्रदान रक्कम, प्रमाणक क्रमांक, दिनांक, AG च्या मंजुरी आदेशासह नोंद
- सेवानिवृत्तीनंतर गट विमा योजनेचे प्रदान केल्याची रक्कम, प्रमाणक क्रमांक व दिनांकासह
3.10 सेवा पुस्तकाची वार्षिक पडताळणी :-
- म.ना.से. (सेवेच्या सर्वसाधारण शर्ती) नियम-1981 मधील नियम-45 नुसार सेवापुस्तकाची वार्षिक पडताळणी करणे आवश्यक आहे व प्रत्येक वर्षाच्या मे महिन्यामध्ये कार्यालय प्रमुखाने वार्षिक पडताळणी करावी.
- कार्यालय प्रमुखाने वेतन देयके, वेतनपट आणि नमूद करण्यात येतील असे तत्सम अभिलेख हे यावरून सेवेची पडताळणी मागील वित्तीय वर्षाच्या अखेरपर्यंत केल्याचे प्रमाणपत्राची नोंद
3.11 इतर महत्त्वाच्या सूचना :-
- कर्मचाऱ्यांच्या बदलीनंतर कर्मचाऱ्यास दुय्यम सेवापुस्तक अद्यावत करून दिली असल्याची नोंद मूळ सेवापुस्तकात घेऊन त्यावर कर्मचाऱ्याची स्वाक्षरी घ्यावी
- स्त्री कर्मचारीने वैद्यकीय खर्च प्रतिपूर्तीसाठी आई-वडील ऐवजी सासू-सासरे यांची निवड केली असल्यास त्याची नोंद
- पहिल्या पानावरील नोंद दर पाच वर्षांनी प्रमाणित करणे आवश्यक आहे.
- दरवर्षी माहे सप्टेंबर मध्ये अखेर वित्तीय वर्ष निहाय मूळ सेवापुस्तकातील नोंदी दुय्यम सेवापुस्तकात घेऊन व तसे प्रमाणपत्र मूळ सेवापुस्तकात नोंदवून व त्यावर सक्षम अधिकाऱ्याची स्वाक्षरी घेणे आवश्यक आहे व दुय्यम सेवापुस्तकाची प्रत कर्मचाऱ्यास देऊन त्याची स्वाक्षरी घेण्यात यावी.
- कर्मचारी याचा सेवार्थ आयडी, PRAN NO. आधार नंबर, पॅन नंबर, DDO कोड एका वेगळ्या कागदावर लिहून तो कागद सेवापुस्तकात चिकटवावा.
- कार्यालय/कार्यालयातून रुजू/कार्यमुक्तीच्या नोंदी घेताना मध्यानपूर्व/मध्याननंतर जरूर लिहावे.
- निवृत्तीवेतनासाठी अर्हताकारी नसणारा कालावधी लाल शाईने दर्शवणे आवश्यक आहे.
- ज्यावेळेस नामनिर्देशन (नॉमिनेशन) अद्यावत केले जातात त्या-त्या वेळेस तशी नोंद सेवापुस्तकात घेणे आवश्यक आहे.
- शासन निर्णय वित्त विभाग दि.01/09/2005 अन्वये सेवापुस्तकात वेतनविषयक बाबींची नोंद घेत असताना त्यामध्ये महागाई वेतनाची नोंद स्वतंत्रपणे घेण्यात यावी.
- राजपत्रित अधिकाऱ्यांच्या बाबतीत दिनांक 30/11/1989 पर्यंतच्या सेवेचे अभिलेखे महालेखापाल यांनी ठेवलेल्या नमुना नंबर 25 रजा लेखा हिशोबासह ठेवलेले प्राप्त करून घेऊन त्यातील नोंदी सेवापुस्तकात घेणे आवश्यक आहे.
- फक्त सेवापुस्तक हेच नेहमी कर्मचारी यांची बदली नंतर एका कार्यालयाकडून दुसऱ्या कार्यालयाकडे पाठविण्यात येणारा दस्तऐवज असल्यामुळे आपल्या सेवेसंबंधित सर्व प्रकारच्या नोंदी त्यात घेणे अत्यंत आवश्यक आहे.कारण वैयक्तिक नस्ती या काही एका कार्यालयाकडून दुसर्‍या कार्यालयात पाठवल्या जात नाहीत.
4.सेवा पुस्तकांना चिकटवायचे महत्त्वाचे दस्तावेज
शक्यतो सर्व महत्त्वाचे आदेश/प्रमाणपत्र सेवापुस्तकात लावावे म्हणजे ते तात्काळ उपलब्ध होतात, जसे-
- वैद्यकीय प्रमाणपत्र
- जात वैधता प्रमाणपत्र
- खालीलप्रमाणे विविध नामनिर्देशन
- GIS
- GPF
- PENSION
- DCPS
- NPS
- DCRG
- कुटुंब प्रमाणपत्र
- अपघात विमा
- वेतन निश्चिती (वेतन आयोग/पदोन्नती/इतर)
- विकल्प (ऑप्शन) फॉर्म
- ज्यादा रक्कम अदायगी वसुलीचे हमीपत्र
- वेतन आयोग फरकाच्या हफ्त्येचा तपशील तसेच प्रदान रकमेचा प्रमाणक क्रमांक व दिनांकासह
- चारित्र्य प्रमाणपत्र
- एमएस-सीआयटी/तत्सम प्रमाणपत्र
- नाव बदललेले असेल तर त्याबाबतचे राजपत्र
- स्वग्राम घोषित आदेश
- GIS बद्दल आदेश
- स्थायित्व प्रमाणपत्र आदेश
- परिविक्षाधीन कालावधी पूर्ण केल्याचा आदेश
- मराठी/हिंदी परीक्षा पास/सूट आदेश
- विभागीय परीक्षा उत्तीर्ण/सूट आदेश
- शासन परिपत्रक वित्त विभाग दिनांक 20/01/2001 नुसारचे विवरणपत्र.
5.सेवापुस्तकातील महत्त्वाचे आक्षेप
- सेवापुस्तकातील रजा लेखा अपूर्ण असणे.
- सेवापुस्तकातील रजा लेखा चुकीचा असणे.
- सेवापुस्तकात मराठी/हिंदी भाषा परीक्षा सुट आदेश नोंद नसणे.
- वेतननिश्चितीसाठी विकल्प न घेणे.
- वेतन आयोगाची वेतननिश्चिती मधील आक्षेप.
- चारित्र पडताळणी झाल्याची नोंद नसणे.
- स्थायित्व प्रमाणपत्रची नोंद नसणे.
- शासन निर्णय वित्त विभाग दिनांक 05/05/2010 नुसार आवश्यक प्रकरणात वेतननिश्चिती सुधारित न केल्यामुळे येणारी वसुली व सदर वसुलीची नोंद सेवा पुस्तकात न घेणे.
- स्वग्राम घोषित केल्याची नोंद नसणे.
- गट विमा योजना वर्गणी कपात रकमांची नोंद नसणे.
- टंकलेखन परीक्षा उत्तीर्ण नोंद नसणे.
- कार्यालय प्रमुखाने दर पाच वर्षांनी पहिल्या पानावरील नोंदी प्रमाणित न करणे.
- सेवा पडताळणी नोंद नसणे.
- शासन निर्णय वित्त विभाग दिनांक 01/09/2015 नुसार सुधारित वेतन संरचनेमध्ये वार्षिक वेतनवाढ मंजूर करताना कर्मचारी यांचे वेतन कमाल टप्प्याचे पुढे जात असेल तर अशा प्रकरणी ते वेतन त्या कमाल टप्प्यावर सीमित न करणे.
- सेवाप्रवेशोत्तर परीक्षा विहित संधीत उत्तीर्ण न होता वेतनवाढी प्रदानाबाबत.
- संगणक अर्हता परीक्षा विहित दिनांकास उत्तीर्ण न झाल्याने वेतनवाढीची अतिप्रदान.
- पदोन्नतीची वेतननिश्चिती चुकीच्या वेतनावर करणे.
- सुधारित आश्वासित प्रगती योजनेचा पहिला व दुसरा लाभ चुकीच्या वेतनावर अदा करणे.
- एकाकी पदास ग्रेड वेतन चुकीचा अदा केल्याने अतिप्रदान.
- एकस्तर पदोन्नती क्षेत्रासाठी एकस्तर पदोन्नती योजनेची वेतननिश्चिती चुकीच्या वेतनावर करणे.
- एकस्तर पदोन्नती योजनेची वेतननिश्चिती जोडपत्र-3 नुसार केल्याने अतिप्रदान.
- आश्वासित प्रगती योजना मंजूर असताना एकस्तर पदोन्नती योजनेअंतर्गत वेतन अदा केल्याने अतिप्रदान.
- रजालेखा चुकीचा लिहिल्याने रजा रोखीकरणाचे अतिप्रदान.
- विहित नामनिर्देशन/प्रमाणपत्र व नोंदी न घेणे बाबत.
- पदोन्नती/आश्वासित प्रगती योजनेचा विकल्प मंजूर नसताना तो विचारात घेऊन वेतननिश्चिती केल्यामुळे अतिप्रदान.
@Rudra Tech
————–*************—————